자원봉사자를 관리하는 복지관·시설은 VMS(사회복지자원봉사 인증관리, vms.or.kr) 또는 1365(행안부, 1365.go.kr)에 봉사 활동을 등록해야 한다. 활동일로부터 15일 이내가 원칙.
15일 원칙을 놓치면
- VMS 인증 번호 발급 안 됨
- 봉사자 마일리지 누적 안 됨 (일부 봉사자 불만)
- 연말 공시·평가 자료에 미반영
- 공동모금회 배분사업 정산 시 증빙 불충분
VMS vs 1365
- VMS: 사회복지협의회 운영. 사회복지시설·기관 우선
- 1365: 행안부 운영. 통합 자원봉사 포털
- 두 시스템 연계되어 있어 한 쪽에 등록하면 다른 쪽에 표시되긴 하지만, 양쪽 모두 오류 발생 다반사
흔한 오류 3가지
- 다중 아이디 충돌 — 봉사자가 VMS·1365 모두 가입 시 아이디가 꼬임. 본인 매핑 안 되면 시간 인정 안 됨.
- 날짜 중복 — 같은 날 다른 기관에서 봉사한 기록이 있으면 한 쪽이 반려
- 인증관리요원 미지정 — 시설에 인증 권한 있는 담당자가 없으면 등록 자체 불가
실무 팁
- 봉사자에게 VMS 아이디 먼저 물어보고, 이미 있으면 그걸로만 등록
- 활동 당일 저녁 또는 익일 등록 (미루면 까먹음)
- 엑셀 일괄등록 양식 활용 — 매월 말일 한 번에
- 인증관리요원 교육 이수증은 시설 담당자 바뀌면 재교육
CleanCheck 연동 계획
자원봉사자 출결 + VMS 일괄등록 양식 자동 생성 모듈은 Y2 예정. 현재는 별도 엑셀 관리 필요. 단, 자원봉사자에게 준 교통비·식비 지출 건은 CleanCheck 회계 검토에서 정상 처리된다.