운영위원회는 분기 1회 의무 개최(사회복지사업법 제36조). 회의록은 위원회 보관 + 시군구 제출 + 필요시 보건복지부 보고. 1년에 4번 같은 양식을 처음부터 짜지 말고, 한 번 제대로 만들어두자.
회의록 필수 구성
- 회의 개요 — 일시·장소·회차 (예: 제23차)
- 참석자 — 위원장·위원·내부 참관자·서기
- 불참자 — 이름·사유 (정당한 사유 명기)
- 안건 — 번호·제목·제안자
- 논의·결정사항 — 안건별로 분리
- 표결 — 찬·반·기권 (의결 안건만)
- 반대의견 — 있을 경우 구체적 사유 기재
- 다음 회의 예정일·안건
- 서명 — 위원장·서기 필수, 가능하면 전 위원
감사 때 자주 지적되는 3가지
- 참석 위원 과반수 미달 — 위원 정원의 과반 참석해야 의결 가능. 기록상 미달이면 해당 안건 의결 무효.
- 이해관계 회피 미기재 — 위원 본인과 관련된 안건은 퇴장·회피해야. 기록에 없으면 지적.
- 서명 누락 — 서명 대신 "성명" 타이핑만 하면 지적 대상. 자필 서명 또는 인감 필수.
시군구 제출 공문
회의록 원본은 시설 보관. 사본 1부를 다음 규격 공문으로 시군구에 제출한다.
수신: OO시장 (OO동 주민센터장) 제목: 20XX년 제X차 운영위원회 회의록 제출 1. 관계법령: 사회복지사업법 제36조 및 시행령 제21조 2. 본 시설은 20XX.X.X 개최된 운영위원회 회의록을 붙임과 같이 제출합니다. 붙임. 회의록 1부. 끝.
AI 활용
CleanCheck는 회의록 자동 생성 모듈을 개발 완료했다(현재 UI 비공개). 회의 녹음 또는 서기가 작성한 원문을 붙여넣으면 Claude가 공식 양식으로 정리하고 시군구 제출 공문까지 자동 생성한다. 회의록 작성 시간이 30분 → 3분으로 줄었다는 파일럿 피드백.